Os sistemas de gestão são uma ferramenta importante para auxiliar na rotina do escritório. O trabalho de perito envolve diversas responsabilidades, como recebimento de intimações, acompanhamento de prazos, desenvolvimento de laudos e controle de pagamentos realizados. Por isso, um software jurídico se torna essencial para otimizar o cumprimento dessas obrigações.
Contudo, na hora de contratar um sistema é preciso analisar diversos fatores para escolher uma opção que atenda às necessidades do escritório. Nesse momento, é comum surgirem dúvidas sobre o que deve ser considerado e como encontrar a opção ideal.
Se você quer saber como encontrar o melhor software jurídico para peritos, continue a leitura deste post e descubra 6 aspectos que devem ser avaliados. Acompanhe!
1. Funcionalidades disponíveis
O primeiro ponto que deve ser avaliado são as funcionalidades disponíveis no software jurídico. Elas são as responsáveis por automatizar as tarefas e por facilitar a rotina do escritório, portanto, verifique quais são as opções inclusas. Em geral, um bom sistema conta com os seguintes recursos:
agenda e gerenciador de tarefas para controlar os compromissos e notificar o perito sobre os prazos;
controle de processos judiciais, acompanhando nomeações e o andamento das ações;
organização dos processos, com o objetivo de otimizar o fluxo de trabalho;
gestão financeira, com o controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber;
criação de relatórios e demonstrativos.
Todas as informações ficam centralizadas, facilitando a busca por dados e a comunicação no escritório. Com todos esses recursos, além de otimizar as atividades do dia a dia, o sistema se torna uma ferramenta essencial para a tomada de decisão, oferecendo dados claros sobre os processos e os resultados do negócio.
2. Segurança dos dados
A segurança das informações é um ponto essencial na hora de contratar um sistema de gestão. Infelizmente, imprevistos podem acontecer e danificar os registros, portanto, é preciso verificar quais são as soluções ofertadas.
O primeiro ponto é considerar as medidas de segurança contra o acesso de terceiros e vazamento de informações, como a criptografia e o uso de servidores seguros. Outra questão importante é o armazenamento e backup. Alguns sistemas são instalados na máquina do usuário ou em um servidor físico no escritório, enquanto outros contam com banco de dados em nuvem.
Em todos os casos, ele deve oferecer ferramentas de backup para salvar as informações periodicamente. Assim, caso aconteça algum problema com os dados armazenados, é possível recuperá-los e evitar prejuízos. Entretanto, o armazenamento em nuvem oferece mais vantagens, principalmente por não exigir a aquisição de equipamentos para a instalação.
3. Experiência do usuário
Não adianta adquirir um sistema completo, com todas as funcionalidades de que seu escritório precisa, se a utilização for muito complexa. O software jurídico deve oferecer uma boa experiência, com um design intuitivo que facilite o uso.
Esse é um cuidado fundamental para facilitar a adaptação dos colaboradores. Adotar um sistema de gestão afeta todo o fluxo de trabalho, portanto, quanto mais intuitivo ele for, mais simples será o processo para que todos consigam adotá-lo no dia a dia. Para garantir um melhor desempenho, verifique se o software é constantemente atualizado e como é o suporte oferecido pela empresa.
4. Integração do sistema
O trabalho de perito judicial envolve diversas informações, além da necessidade de controlar intimações e o andamento processual em diferentes tribunais. Portanto, procure softwares que integrem as suas funcionalidades, evitando a duplicidade de informações e otimizando o fluxo de trabalho.
Também é importante investir em ferramentas que tenham integração com os tribunais. Dessa forma, o sistema identifica nomeações e atualiza os andamentos processuais automaticamente. Isso evita erros e retrabalhos, além de garantir que todos os dados estejam sempre atualizados.
Outra vantagem é a otimização do tempo, pois não será necessário fazer o acompanhamento manual constante dos processos. Como consequência, é possível aumentar a produtividade e os lucros do negócio.
5. Mobilidade do software jurídico
Com a necessidade de deslocamentos e até de pequenas viagens para fazer as perícias, é importante ter acesso ao sistema em qualquer lugar. Em uma visita ao local onde será realizada a perícia ou durante a elaboração do laudo fora do escritório, pode ser necessário visualizar algum documento ou detalhe do processo que você não levou.
Se o software jurídico oferecer mobilidade, permitindo acesso via internet com o uso de smartphones, tablets ou notebooks, isso não será um problema. O perito terá acesso a todos os registros em qualquer lugar, evitando atrasos na perícia ou a necessidade de entrar em contato com o escritório para solicitar documentos e aguardar o envio.
Essa funcionalidade é bastante comum nos sistemas com armazenamento em nuvem, que também garantem mais segurança de dados. Porém, mesmo nesses casos é importante verificar com a empresa desenvolvedora se há compatibilidade para dispositivos móveis. Outra dica é testar o acesso nas versões mobile, para ver como é a interface e a usabilidade.
6. Custo-benefício
O software de gestão contratado deve oferecer um bom custo-benefício. Aqui, é importante ter em mente que programas gratuitos ou com valores muito baixos, de forma geral, não contam com tantas funcionalidades ou têm diversas limitações, dificultando o trabalho. Por outro lado, nem sempre as opções mais caras são as mais adequadas. É preciso avaliar as necessidades do escritório, as funcionalidades oferecidas, o custo e, se for o caso, os diferentes planos ofertados. Quando existe a possibilidade de escolha, há mais flexibilidade, ou seja, você pode contratar os serviços de acordo com o tamanho do negócio. Portanto, busque empresas que trabalhem com diferentes modelos de contrato. Para facilitar essa decisão, busque opções que ofereçam demonstrações grátis. Desse modo, é possível verificar todas as funcionalidades e avaliar o funcionamento do sistema, garantindo que ele atende às necessidades do seu escritório. Observando esses critérios, ficará mais fácil encontrar o melhor software jurídico para auxiliar nas perícias. Quando começar a busca pelo sistema ideal, lembre-se de procurar empresas bem-conceituadas no mercado, para garantir um serviço de qualidade. Gostou dessas dicas? Se você está em busca de um software de gestão para o seu negócio, entre em contato conosco e descubra como o Sistema do Perito pode ajudar!