A crescente evolução da tecnologia da informação e comunicação permitiu o desenvolvimento de softwares cada vez mais sofisticados para ajudar profissionais e empresas de qualquer segmento a se destacarem perante os concorrentes. O mesmo ocorre no ramo dos peritos, em que é essencial o uso de um sistema de gestão de perÃcias.
Muitos não entendem a funcionalidade desse recurso e deixam de aproveitar seus impactantes benefÃcios. Isso gera estagnação no mercado e gradativa perda de espaço, pelo fato de os concorrentes usarem a tecnologia a seu favor.
Para auxiliar nossos leitores peritos a compreenderem por que a adoção de um sistema de gestão de perÃcias é tão importante para seu trabalho, criamos este artigo em que listamos e explicamos 5 razões pelas quais a implementação de um sistema de gestão de perÃcias é fundamental. Confira!
1. Otimiza sua gestão de tempo
No mundo atual, globalizado e competitivo, é imprescindÃvel que os peritos também otimizem a realização das tarefas em seu cotidiano. Por isso, a tecnologia permite a automação de diversas atividades burocráticas que tiram o foco das tarefas principais, ocasionando perda de tempo e dificuldade de lucros maiores. Na prática, o sistema de gestão de perÃcias realizará instantaneamente atividades como:
envio e recepção de documentos;
sincronização de informações com banco de dados dos tribunais;
avisos sobre prazos urgentes;
realização de contas, sejam de remunerações, salários, número de processos etc.
Quando essas operações são realizadas por máquinas, reduz-se o tempo gasto para os colaboradores realizarem suas atividades, o que amplia a produtividade e evita o estresse com atividades burocráticas que pouco somam efetivamente ao serviço oferecido.
Outra forma para a otimização ser alcançada consiste na mobilidade fornecida pelos softwares. Um bom programa permite que ele seja acessado por dispositivos móveis, como um smartphone ou notebook.
Como os peritos não precisam se deslocar a um terminal fixo da empresa para trabalhar, poderão operar na plataforma de qualquer localidade, baixando ou enviando arquivos, consultando dados, pagamentos, entre outras atividades, unicamente por meio do acesso à internet.
Também haverá uma redução considerável de retrabalhos, pois todos os colaboradores acessarão uma única plataforma, que também integrará os setores da empresa. Assim, o programa identificará imediatamente eventuais erros, o que diminui a ocorrência de trabalhos duplicados.
2. Melhora a gestão financeira do seu negócio
A gestão financeira consiste no controle rÃgido das receitas, despesas, financiamentos, dÃvidas, recebimentos e outras contas relevantes. Sendo assim, ter informações precisas é fundamental para identificar quais são os ganhos reais do negócio.
Do contrário, é possÃvel que os gestores cheguem a um resultado que não retrata a realidade do negócio, como um lucro que não desconta despesas operacionais e financeiras corretamente. Isso faz com que o perito acredite em um lucro que não existe.
A tecnologia fornece dados precisos, reais, objetivos e claros, o que elimina a possibilidade de ilusões nas contas. Além disso, as informações são atualizadas em tempo real, assim o gestor não precisa esperar dias, semanas ou meses para ter em mãos esses dados.
Os relatórios são completos e fáceis de se ler e interpretar, assim o perito gestor conseguirá identificar precisamente onde estão as maiores despesas para reduzi-las, como também as maiores receitas para maximizá-las.
Os indicadores de desempenho (KPI) do negócio são outras ferramentas realmente úteis que podem ser atreladas ao sistema de gestão, uma vez que possibilitam medir os exatos resultados conforme suas mudanças. Por exemplo: onde houve aumento ou redução de despesas, qual o retorno financeiro de cada investimento etc.
3. Fornece mais controle sobre seus processos
Um dos maiores desafios de um perito profissional consiste no controle e organização de processos judiciais, pois cada um tem seus próprios prazos e peculiaridades. Muitos peritos gastam um grande tempo monitorando e controlando suas nomeações.
Essas são outras atividades que podem ser realizadas por um software de gestão sem que haja perda de qualidade. A plataforma realiza todo o fluxo de informações, envia alertas e avisos ao e-mail do perito ou diretamente pela dashboard (painel de tarefas, indicadores e informações no sistema).
Em relação aos pagamentos, assim que são recebidos, o programa permite registrar os recebimentos, diminuindo o retrabalho de conferência ou perdas por não conferência.
Ademais, é possÃvel averiguar a produtividade de cada colaborador do negócio, incluindo a quantidade de perÃcias em um determinado perÃodo de tempo. Todas essas informações são visualizadas em tempo real pelo administrador.
4. Reduz erros, custos e aumenta lucros
Em qualquer trabalho ocorrem falhas, sejam por cálculos matemáticos, confusões ou interpretações errôneas da legislação. Apesar de ser inevitável, isso ainda pode gerar custos onerosos, como multas, atrasos, retrabalhos etc.
Os processadores de um computador não erram em suas atividades, como em cálculos matemáticos ou prazos para envios. A plataforma auxilia a produtividade e minimiza a quantidade de trabalhos estressantes sobre os peritos, o que diminui a ocorrência de erros.
Também há economia nos materiais usados pelos peritos. A implementação reduz custos com canetas, impressões, arquivos fÃsicos, entre outros insumos, pois a maior parte da documentação passa a ser feita de forma automática e arquivada digitalmente.
Outra redução de custos consiste na logÃstica, que é a necessidade de transporte pelo perito, seja para trabalhar no estabelecimento ou enviar documentos. A redução é obtida por meio da mobilidade e do armazenamento em nuvem oferecido pela plataforma.
Percebe-se que a minimização das perdas ocorre em todas as fases da estruturação do fluxo de trabalho, no planejamento, execução, cadeia produtiva e logÃstica. Juntas, essas economias formam uma impactante redução de gastos do negócio e contribuem para o significativo aumento dos lucros.
5. Permite gestão estratégica do negócio
A elaboração de planejamento em qualquer negócio é uma tarefa difÃcil e complexa. O administrador precisa conhecer os pontos fortes e fracos, estudar oportunidades de mercado e eventuais riscos externos, averiguar a produtividade de cada colaborador e muito mais. Aliado nesse processo, o sistema de gestão organiza e controla de forma automática volumosos bancos de dados, sistemas, planilhas e relatórios para fornecer informações completas ao gestor. Em poucos cliques, ele terá em mãos todos os demonstrativos necessários para tomar as decisões mais benéficas ao negócio. Um bom software oferece visualizações em gráficos das melhores informações da empresa, atualizados em tempo real e com um KPI que indica os ganhos ou perdas em determinado aspecto (produtividade, otimização, lucros etc). O administrador também detectará precisamente falhas no processo produtivo e saberá quais decisões devem ser tomadas para eliminá-las. A atualização instantânea dos dados permite que as decisões possam ser rapidamente redefinidas, como também que novas estratégias sejam formadas caso os resultados alcançados não sejam os desejados pelo perito. É inegável que um sistema de gestão de perÃcias traz impactos excessivamente benéficos para os peritos. Adquirir e implementá-lo aumentará a capacidade de processos de negócio sem a necessidade de contratar mais colaboradores! Se você se interessou pelo sistema de gestão, entre em contato conosco e conheça nossos serviços!